Termini e Condizioni Generali di Servizio

Art. 1 — Definizioni

Nelle presenti Condizioni, i termini che seguono hanno il significato qui indicato:

• «Equa» o il «Fornitore»: Equa Group Srl, con sede legale in Via Monsignor Giovanni Tommaso Perrone, 15, 88046 Lamezia Terme CZ, P.IVA in corso di attribuzione (società in fase di costituzione), PEC equa@pec.equagroup.it, email operativa info@equagroup.it.
• «Cliente»: il soggetto, impresa o professionista titolare di partita IVA, identificato nel Modulo d’Ordine o nella procedura di acquisto. I Servizi sono riservati esclusivamente a soggetti che agiscono per scopi professionali o imprenditoriali (B2B) e non sono destinati a consumatori. L’indicazione di una partita IVA valida è condizione per l’acquisto. Equa si riserva di annullare, con rimborso integrale di quanto pagato, gli ordini effettuati da soggetti privi dei requisiti o per finalità estranee all’attività professionale dichiarata.
• «Servizi»: le attività di mappatura, documentazione e supporto organizzativo all’uso aziendale di strumenti di intelligenza artificiale descritte nel Modulo d’Ordine e nelle presenti Condizioni.
• «Modulo d’Ordine»: il documento che identifica il Cliente, il pacchetto scelto, i corrispettivi, i limiti operativi e le eventuali condizioni particolari. In caso di contrasto con le presenti Condizioni, prevale il Modulo d’Ordine.
• «Piattaforma»: l’applicazione web messa a disposizione da Equa per la fruizione dei Servizi.
• «DPA»: l’accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR, allegato al contratto.
• «Responsabile AI»: la persona nominata dal Cliente quale referente interno per le attività oggetto dei Servizi.

Art. 2 — Oggetto

Le presenti Condizioni disciplinano l’erogazione da parte di Equa di servizi di governance operativa dell’intelligenza artificiale: assessment dell’uso di strumenti AI, registro degli strumenti, policy interne, questionari, report, checklist, piani d’azione, formazione di base (ove prevista dal pacchetto), monitoraggio e accesso alla Piattaforma, secondo il perimetro definito nel Modulo d’Ordine.

Le presenti Condizioni si applicano ai servizi Equa Solo, Equa Origin, Equa Core ed Equa Core Plus, nonché — in quanto compatibili e salvo deroghe espresse nell’offerta dedicata — ai servizi Equa Enterprise. Il contratto tra le parti è costituito dal Modulo d’Ordine (o dalla procedura di acquisto online), dal DPA e dalle presenti Condizioni.

I progetti di software su misura (gestionali, portali interni e assistenti AI costruiti sui processi del Cliente, descritti nella pagina Su misura) non sono oggetto delle presenti Condizioni: sono disciplinati da una proposta tecnico-economica e da un contratto dedicati, che ne definiscono perimetro, corrispettivi, tappe di consegna, collaudo, proprietà del codice, canone di assistenza e trattamento dei dati, compresa la scelta del fornitore del modello di intelligenza artificiale, in cloud o in sede. In quanto compatibili e salvo diversa previsione contrattuale, si applicano a tali progetti gli artt. 11 (proprietà intellettuale), 12 (riservatezza), 13 (dati personali), 14 (limitazione di responsabilità), 17 (comunicazioni) e 18 (legge applicabile e foro).

Art. 3 — Natura del servizio ed esclusioni

Il Servizio ha natura organizzativa e operativa. Il Cliente prende atto e accetta espressamente che:

• il Servizio non costituisce consulenza legale, certificazione di conformità normativa o parere professionale;
• Equa non garantisce, né dichiara, la conformità del Cliente al Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), al GDPR, alla norma ISO/IEC 42001 o ad altra normativa o standard applicabile;
• i documenti prodotti (registro, policy, report, piani d’azione) costituiscono mappatura operativa e documentazione organizzativa, da sottoporre — ove necessario — a consulenti legali, DPO, consulenti privacy o altri professionisti qualificati;
• restano escluse dal perimetro, salvo diversa pattuizione scritta: pareri legali, DPIA o FRIA complete, attività di audit o assurance, penetration test e valutazioni di sicurezza tecnica, gestione di incidenti, implementazioni informatiche e sviluppo software;
• l’eventuale «revisione da parte di un partner qualificato», ove inclusa nel pacchetto, è resa da un professionista terzo nei limiti descritti nel Modulo d’Ordine e non trasforma il Servizio in una prestazione legale di Equa.

Il Cliente resta l’unico responsabile delle proprie decisioni aziendali e degli adempimenti normativi che lo riguardano.

Art. 4 — Conclusione del contratto e condizione sospensiva

4.1 Il contratto si conclude, a seconda del pacchetto: (a) per i pacchetti una tantum acquistabili online, mediante accettazione delle presenti Condizioni in fase di checkout e pagamento; (b) per i pacchetti ricorrenti, mediante sottoscrizione del Modulo d’Ordine con firma elettronica avanzata autenticata tramite codice OTP.

4.2 In entrambi i casi, l’acquisto richiede: (i) l’inserimento di una partita IVA valida e dei dati di fatturazione elettronica (codice SDI o PEC); (ii) la dichiarazione espressa del Cliente di agire in qualità di impresa o professionista, per finalità connesse alla propria attività, e di non rivestire la qualità di consumatore ai sensi del D.Lgs. 206/2005. Il Cliente garantisce la veridicità di tale dichiarazione e dei dati forniti.

4.3 L’efficacia del contratto è in ogni caso sospensivamente condizionata al buon esito del pagamento del corrispettivo iniziale (prima mensilità più onboarding applicabile, oppure annualità comprensiva di onboarding). In mancanza di pagamento entro 7 giorni dalla sottoscrizione, il Modulo d’Ordine perde efficacia senza obblighi per le parti.

Art. 5 — Attivazione ed erogazione

5.1 A pagamento avvenuto, Equa invia al Cliente le istruzioni di attivazione, il link per la prenotazione della call di onboarding (ove prevista) e le credenziali di accesso alla Piattaforma. I termini di consegna indicati nel Modulo d’Ordine decorrono dalla ricezione, completa e corretta, delle informazioni e dei materiali richiesti al Cliente.

5.2 Equa eroga i Servizi con diligenza professionale, tramite personale proprio o collaboratori e partner qualificati, mantenendo la responsabilità del coordinamento.

Art. 6 — Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• nominare un Responsabile AI e garantirne la disponibilità per call, questionari e validazioni;
• fornire informazioni veritiere, complete e aggiornate; Equa non verifica autonomamente la veridicità dei dati dichiarati e le proprie elaborazioni si basano su quanto comunicato dal Cliente;
• caricare i dati dei dipendenti e distribuire i questionari interni nei tempi concordati;
• custodire le credenziali della Piattaforma e utilizzarla in conformità alla legge;
• non utilizzare i documenti prodotti come attestazione o certificazione di conformità verso terzi.

I termini di erogazione a carico di Equa restano sospesi per il tempo in cui il Cliente non fornisce le informazioni, i materiali o i riscontri necessari; i ritardi imputabili al Cliente non danno diritto a riduzioni del corrispettivo.

Art. 7 — Corrispettivi, fatturazione e pagamenti

7.1 I corrispettivi sono indicati nel Modulo d’Ordine o nella pagina di acquisto, si intendono IVA esclusa e sono pagati tramite il fornitore di servizi di pagamento indicato da Equa (attualmente Stripe), con carta: per i piani ricorrenti il pagamento avviene mediante addebito automatico sul metodo di pagamento registrato, con la periodicità scelta (mensile o annuale). Per i piani annuali il Cliente può scegliere, in fase di richiesta, il pagamento mediante bonifico bancario: in tal caso Equa emette il documento con le coordinate per il versamento dell’intera annualità e attiva il servizio all’accredito.

7.2 Il piano si rinnova automaticamente alla scadenza di ciascun periodo, salvo disdetta comunicata nei termini di cui all’art. 8. In caso di mancato pagamento, Equa può sospendere l’accesso alla Piattaforma e l’erogazione dei Servizi decorsi 7 giorni dal sollecito, ferma la debenza degli importi maturati.

7.3 Le fatture sono emesse in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI), con il software di fatturazione Fatture in Cloud (TeamSystem S.p.A.), e inviate in copia di cortesia in PDF all’indirizzo email indicato dal Cliente. Le attività eccedenti il perimetro del pacchetto sono quotate separatamente ai sensi dell’art. 9.

7.4 A titolo informativo, il listino vigente alla data della presente versione è il seguente (contenuti, promozioni e limiti sono dettagliati nella pagina Pacchetti e prezzi e nel Modulo d’Ordine, che prevale):

Art. 8 — Durata, recesso, disdetta e rimborsi

I pacchetti una tantum si esauriscono con la consegna dei relativi output. I piani ricorrenti hanno la durata iniziale indicata nel Modulo d’Ordine (periodo mensile o annuale) e si rinnovano automaticamente per periodi di pari durata. Ciascuna parte può impedire il rinnovo con disdetta comunicata via PEC o email all’indirizzo indicato nel Modulo d’Ordine con preavviso di almeno 30 giorni rispetto alla scadenza del periodo in corso.

8.1 Recesso prima dell’avvio. Se il Cliente recede prima dello svolgimento della call di kickoff dell’onboarding, e comunque entro 14 giorni dal pagamento iniziale, Equa rimborsa integralmente quanto pagato. Il rimborso è eseguito sul medesimo metodo di pagamento entro 14 giorni dalla richiesta.

8.2 Recesso successivo all’avvio — piano annuale. Se il Cliente recede dopo l’avvio delle attività, Equa rimborsa la quota del corrispettivo annuale riferibile alle mensilità non ancora iniziate alla data di ricezione della comunicazione di recesso. Le mensilità già iniziate si computano per intero. L’onboarding è incluso nel prezzo annuale e non costituisce una voce autonoma né un supplemento da dedurre separatamente. Ogni mese iniziato si considera interamente dovuto.

8.3 Recesso — piano mensile. La disdetta impedisce il rinnovo del periodo successivo; il canone del mese in corso non è rimborsabile.

8.4 Effetti della cessazione. Dalla data di efficacia del recesso cessano l’accesso alla Piattaforma e l’erogazione dei Servizi. Resta ferma la licenza d’uso del Cliente sui documenti già consegnati (art. 11); i dati personali trattati per conto del Cliente sono restituiti o cancellati secondo il DPA; restano dovuti i corrispettivi maturati fino alla data di efficacia della cessazione.

Art. 9 — Perimetro, limiti operativi e change request

9.1 Ogni pacchetto include limiti operativi espressi (a titolo esemplificativo: numero massimo di dipendenti, di strumenti AI, di sessioni formative, di ore di supporto). I limiti sono indicati nel Modulo d’Ordine.

9.2 Le richieste eccedenti il perimetro (ulteriori reparti o sedi, strumenti oltre soglia, formazione aggiuntiva, revisioni straordinarie, supporto a incidenti) sono gestite tramite change request scritta: Equa quota attività, tempi e corrispettivo e procede solo dopo accettazione del Cliente. Nessuna attività extra perimetro è dovuta in assenza di change request approvata.

9.3 Se il Cliente supera stabilmente i limiti del proprio pacchetto (ad esempio per crescita del numero di dipendenti), le parti concordano in buona fede il passaggio al pacchetto adeguato; in mancanza, Equa può limitare le prestazioni al perimetro contrattuale.

Art. 10 — Livelli di servizio

Salvo quanto diversamente indicato nel Modulo d’Ordine: le richieste operative del Cliente ricevono riscontro entro 2 giorni lavorativi (lun-ven, festività italiane escluse); la Piattaforma è fornita «così com’è», con un obiettivo di disponibilità ragionevole ma senza garanzia di continuità assoluta; gli interventi di manutenzione programmata sono comunicati ove possibile con anticipo.

Il Servizio non comprende monitoraggio in tempo reale né reperibilità continuativa. La Piattaforma si appoggia a fornitori qualificati di infrastruttura (hosting, database, email): interruzioni temporanee, anche imputabili a tali fornitori o a cause di forza maggiore, non danno diritto a riduzioni del corrispettivo o rimborsi, fermi i rimedi di legge nei limiti dell’art. 14.

Art. 11 — Proprietà intellettuale

Metodologia, format, template, questionari, software e Piattaforma restano di titolarità esclusiva di Equa o dei suoi danti causa. Il Cliente acquisisce una licenza d’uso non esclusiva e non trasferibile sui documenti prodotti, per il proprio uso interno: non è consentito rivenderli, sublicenziarli, pubblicarli o metterli a disposizione di terzi. I dati e i contenuti forniti dal Cliente restano di titolarità del Cliente; il Cliente concede a Equa il diritto di utilizzarli ai soli fini dell’erogazione dei Servizi.

Equa può citare il Cliente come referenza commerciale (nome e logo) solo previo consenso scritto del Cliente, revocabile in ogni momento.

Art. 12 — Riservatezza

Ciascuna parte si impegna a mantenere riservate le informazioni non pubbliche ricevute dall’altra in esecuzione del contratto, a utilizzarle solo per le finalità contrattuali e a limitarne l’accesso ai soggetti che devono conoscerle, vincolati a obblighi di riservatezza equivalenti. L’obbligo permane per 3 anni dalla cessazione del contratto e non si applica alle informazioni divenute pubbliche senza violazione del presente articolo, già legittimamente note al ricevente o la cui comunicazione sia imposta dalla legge o dall’autorità.

Art. 13 — Trattamento dei dati personali

Per i trattamenti effettuati da Equa per conto del Cliente (ad esempio i dati dei dipendenti caricati in Piattaforma o raccolti tramite questionari), Equa agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo quanto disciplinato nel DPA allegato, che le parti sottoscrivono contestualmente al Modulo d’Ordine. Ciascuna parte resta titolare dei trattamenti effettuati per finalità proprie.

Il trattamento dei dati personali dei referenti del Cliente e degli utenti del sito da parte di Equa quale titolare è descritto nell’Informativa privacy.

Art. 14 — Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva di Equa per danni derivanti dal contratto è limitata all’importo dei corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento dannoso. È esclusa la responsabilità per danni indiretti, perdita di profitti, perdita di dati non imputabile a Equa, sanzioni amministrative irrogate al Cliente e conseguenze di decisioni assunte dal Cliente sulla base dei documenti prodotti.

Nulla nelle presenti Condizioni esclude o limita la responsabilità per dolo o colpa grave, ai sensi dell’art. 1229 c.c.

Eventuali contestazioni sulle prestazioni devono essere comunicate per iscritto entro 30 giorni da quando il Cliente ne è venuto a conoscenza, per consentire a Equa di porvi rimedio.

Art. 15 — Sospensione e risoluzione

Equa può sospendere i Servizi in caso di mancato pagamento (art. 7), uso illecito della Piattaforma o violazione degli obblighi di cui all’art. 6, previa comunicazione scritta. La sospensione non sospende l’obbligo di pagamento dei corrispettivi maturati e viene meno al venir meno della causa.

Ciascuna parte può risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1454 c.c. in caso di inadempimento grave dell’altra, non sanato entro 15 giorni dalla diffida scritta. In caso di risoluzione restano dovuti i corrispettivi maturati, oltre al risarcimento del danno nei limiti dell’art. 14.

Art. 16 — Modifiche delle Condizioni

Equa può aggiornare le presenti Condizioni per esigenze normative, tecniche od organizzative, dandone comunicazione al Cliente con almeno 30 giorni di anticipo rispetto alla loro efficacia.

Per i piani ricorrenti, se la modifica è peggiorativa in modo sostanziale, il Cliente può recedere entro la data di efficacia della modifica, con effetto dalla scadenza del periodo già pagato. In assenza di recesso, le modifiche si intendono accettate e si applicano dal periodo successivo. La versione vigente, con numero di versione e data, è sempre pubblicata su questa pagina.

Art. 17 — Comunicazioni

Le comunicazioni tra le parti avvengono agli indirizzi email o PEC indicati nel Modulo d’Ordine; per Equa: email info@equagroup.it, PEC equa@pec.equagroup.it. Le comunicazioni con effetti contrattuali (disdetta, diffida, risoluzione) devono avvenire via PEC o raccomandata.

Art. 18 — Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia derivante dal contratto o ad esso connessa è competente in via esclusiva il Foro di Milano, con esclusione di fori alternativi o concorrenti.

Art. 19 — Disposizioni finali

L’eventuale invalidità di singole clausole non travolge il contratto, che resta efficace per il resto. La tolleranza di una parte verso violazioni dell’altra non costituisce rinuncia ai propri diritti. Il contratto (Modulo d’Ordine, presenti Condizioni, DPA e allegati) costituisce l’intero accordo tra le parti e supera ogni precedente intesa sul medesimo oggetto. Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di Equa.

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., in sede di sottoscrizione del Modulo d’Ordine il Cliente approva specificamente, con seconda firma dedicata, i seguenti articoli: art. 7 (corrispettivi, fatturazione e rinnovo automatico del piano ricorrente); art. 8 (durata, recesso, disdetta e rimborsi, incluse le deduzioni di cui all’art. 8.2); art. 9 (perimetro del servizio, limiti operativi e change request); art. 10 (livelli di servizio e limiti di disponibilità); art. 14 (limitazione di responsabilità); art. 15 (sospensione del servizio e risoluzione); art. 16 (modifica unilaterale dei Termini e Condizioni); art. 18 (legge applicabile e foro esclusivo).